こんにちは！TECH Street編集部です！
2020年11月19日に開催した「最新の【Google Workspace】 を知ろう！〜何が変わったの？何ができるの？〜」イベントレポートをお届けします！
先月、Googleが発表した 【Google Workspace】 。
いまやビジネスに無くてはならない存在！という方も多いのではないでしょうか。
G SuiteからGoogle Workspace にリブランドしたことで何が変わるのか、そして何が実現できるのか…！
今回お話を頂いたのはこのお二方。
・ 白川 遼氏／グーグル・クラウド・ジャパン合同会社（右）
・ とは（towa）／某クラウド系SIer （左）
私もGoogle ヘビーユーザーの一人なので、「何が変わったの？」「何を対応すればいいの？！」と思っていたので、今回のイベントはとってもワクワク楽しみにしていました！
最新機能をマスターしてさらなる業務効率化を目指していきましょう:)TECH Street初のVtuber登壇の様子も必見です。
『Google Workspaceのご紹介』（ 白川 遼氏／グーグル・クラウド・ジャパン合同会社）
それでは早速、グーグル・クラウド・ジャパン合同会社の白川さんより、今回新たに発表された【Google Workspace】についてお話し頂いた内容をレポートいたします。
コロナ禍において、リモートワークが広がり仕事をする場が「職場」から「職場以外」の場所へ広がり、時間や人とのつながりがより一層重要視されるように。これらのニーズに答えるためにGoogle Workspaceのリブランディングが実施されたそうです！
Google Workspaceの特徴
例えば、常にPCを使用しなくても、モバイルとクラウドを活用してより効率的な働き方ができるように。Google WorkspaceアプリをつかってMail／Chat／Room／Meetを全て使うことが出来る！このように、新たな”職場”を提供する仮想空間がGoogle Workspaceなんだとか。
具体的にはどんな機能が追加されたかというと、例えば…
Google Meet
・背景が変更できるように！（背景をぼかすこともできます）
・設定から「ノイズキャンセリング」の設定が可能に。
・アクティビティーに「Q&A」「アンケート」「ブレイクアウトセッション」の機能が追加！Q&Aとアンケートの結果は自動でスプレッドシートに。
・字幕機能が追加（Google translationのアドオンを入れて「日本語に翻訳」を使うと、字幕も翻訳されるというTips！めっちゃ便利…）
Meetに限らず、まだまだ今後追加される機能も多く準備されているそうです…
どんどんアップデートしていくGoogle Workspaceで、働き方もアップデートされる予感…！
この他にも、管理者目線でのアップデートについてご説明いただきました。
リモートワークが進むと気になるのが「セキュリティ」。Google Workspaceではセキュリティ問題についてもニーズにこたえるための機能が追加されたとのことでした♪
個人的に使ってみたい機能がたくさんあり、大変参考になりました◎
さて、続いては実際にGoogle Workspaceを使用しているユーザー企業様からの事例のご共有です！なんと、今回はVtuberスタイルでのご登壇！新しい！笑
Vtuberスタイルっていうだけでもう、ワクワクしてしまいました…！:)
『居心地の良い Workspace の作り方』（ とは（towa）／某クラウド系SIer ）
とはさんからは、ユーザー目線で「居心地の良い Workspaceの作り方」についてTips Best10という形でお話しいただきました！
ランキングのタイトリングが面白く、笑ってしましましたが、1位〜10位までご少尉介します。
これを使うと“居心地がよくなる”Tipsランキング
【第10位】全集中！会議の迅速化
リモートワークになって会議をスケジュールに入れやすくなってしまい、ギリギリまでスケジュールを入れてしまい休憩が取れない・つかれる・といった経験もあるのでは？
Googleカレンダーの【会議の迅速化】機能を使うと、会議終了時間が自動で前倒しされるので、スケジュールのバランスがとりやすくなるのでおすすめ。
【第9位】カレンダー主義者の攻性防壁
「外出中」の設定を入れておくと強制的にカレンダー招待をブロックすることが出来ます。こまめに入れるのがおすすめ。「承認しない」より「ブロックしちゃう」ほうが分かりやすくて良いですね…！
【第8位】ドライブのワークスペース
Googleドライブの中のワークスペースを使うと、フォルダを横断してワークスペースを使うことが出来て便利。部署を横断して作業する際などに便利。
【第7位】Workonaでもできるけどね
Workonaを上手く使うことで解決できる問題も！
【第6位】 ドキュメントから直接メールする
スライドやスプレッドシートでも使えますが、「リンクをコピーしてメールを送る」ではなく「ファイル」から「メールを送る」を選ぶとここで完結できる！これは知らなかったです。工数削減になりますね～◎
【第5位】送信予約
Gmailにも標準装備されている送信予約。私もこれ、よくつかってます。前日のうちにメールを用意しておいて送信日時を設定しておく、という方法で効率化＆残業回避…！
【第4位】メールのスヌーズ
直ぐに対応しなくていいけど、忘れないようにしなきゃ！という場合には「スヌーズ機能」が便利。スヌーズを設定しておくと、決まった時間にリマインドがきます。これで返信忘れも回避。あらためて、ビジネスパーソンの味方となる機能だらけです。
【第3位】コメント
スライドやドキュメントを使うときはコメントを活用！コメントの中で人をメンションできるのも便利機能ですよね。
【第2位】ブックマークからの検索バー
chromeでブックマーク登録しておくと、chromeの検索バーから自分が良く使うファイルへのアクセスをしやすくなります。これは一押し。効率化・スピードアップ、どちらの面においても役立つTipsですね～！
【第1位】親しき協働編集者の中にも礼儀あり
「私の閲覧履歴を表示」をオフにすることで、見られたくないファイルや履歴がある場合は、このチェックを外して、精神的安心を確保。
見せるはずじゃなかったものが見えてしまったり、共有されてしまったりするの、クラウドで共有しているとあるあるですよね…。このTipsを知ってるだけで、そういった事態を回避できる！これは本当に良い機能…！
まとめ
今回は、皆さんの日常業務に直ぐに役立てるようなTipsが満載のイベントとなりました！普段使っているツールだからこそなのか、質問も大盛り上がり…！Googleの機能にもまだまだ知らないことも多かったですね‥このイベントを通して、効率化と業務改善が更に進んでいけば嬉しいです♪
参加者満足度
参加者コメント
・クラウドサービスの変更点は、注意していないと気づかないことも多いので、このような説明会があると安心です。
・変更点をデモを交えてご説明いただけた。
・Googleのグループウェアにはまだまだ使ってない機能がたくさんありそうなので、続編を楽しみにしてます。
▼当日のツイートまとめはこちら
Vtuberも登場、最新の【Google Workspace】 を学んでみたら知らないことだらけでした - Togetter
ビデオオンにしていただいた参加者さんとの集合写真
次のページでは当日回答できなかったご質問含めて、
白川さん、towaさんに回答いただいた内容を紹介いたします。
白川さんへの質問
（Q1）つい先日、Peatix が個人情報 流出となりましたが、Google Workspaceでは意図せぬ情報流出が起きた際/起きようとしている際、いち早く検知できる方法として、どんな方法があるでしょうか？
→Google Workspace は、業界のベスト プラクティスに基づき、厳格なプライバシー基準とセキュリティ基準に準拠するよう設計されています。Google のセキュリティ、プライバシー、コンプライアンスの管理は複数の独立した第三者機関による監査を定期的に受けています。
https://www.g-workspace.jp/security/
（Q2）"社内にIT管理者が居ない企業でも、しっかり活用ってできますでしょうか？
→Google Workspace はG Suiteの時代から600万社を超える様々な規模のお客様にお使いいただいています。
さらに、パートナーが展開を支援できますので、たくさん活用できているケースはあるのでご安心ください！
（Q3）そもそもなぜG Suiteから名前を変えたの？社内マニュアル全部名前置き換えが発生しました。
→リブランドによる名称変更の背景はいかのブログにて弊社VPであるJavierが発信しておりますので是非ご参照いただけますと幸いです。
https://cloud.google.com/blog/products/workspace/introducing-google-workspace
（Q4）G Suiteとワークスペースの違いも気になるけど、無料版から有料に切り替えたら「ビジネス的にこんなに変わる！」みたいなのが気になります。
→無料版ではあくまで個人利用なので、メールもgmai.comとなってしまいます。
有料版になると自分でドメインを取って、ブランド名を使えるので会社としてのメールという位置づけで取引先に認識してもらえます。
また、各種セキュリティ設定やユーザーの操作ログを取得できますので、会社としてのセキュリティ、コンプライアンス ガバナンスを聞かせられるのが大きな点です。
コラボレーションもチャットやカレンダーで組織内は気軽にできるので、生産性が向上します。
（Q5）一箇所にまとまる、のメイン場所はGmailですかね？使ってるけど、ただメールやり取りだけで全然使いこなせない。
→そうですね！Gmaiをハブとしてチャット、ドキュメントなどを利用できるように統合された形となります。
（Q6）コロナ禍でリモートワークの頻度が高まり、GoogleDriveのURLを社内外のメンバーと共有することが激増しました。 外部と共有している細かな権限を一括して操作する方法はあるのでしょうか？ また、この辺、柔軟な権限付与・セキュリティ確保についてどういった運用が望ましいでしょうか？
→Google Workspaceに会社同士ではドメインのホワイトリスト機能を用いて外部共有を許可している場合が多いです。
共有の範囲を広げる場合はDLPで機密情報を共有させないようにルールを作ったり、調査ツールを用いて外部共有されているファイルを調査して、権限を棚卸しし、必要に応じて外部のユーザーの権限を剥奪したり、コピー禁止にしたりすることがセキュリティを担保する方法になります。
（Q7）meet何名まで入れるの？
→Business Starterは100名まで、Business StandardとEnterprise Essentialsは150ユーザーまで、Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plusは250ユーザーまで参加可能です
（Q8）meets、Zoom機能とか色々同じ感じで使えるようになったんですねー！ 壁紙機能は予定されてる？
→背景はお好きな画像に置き換えていただくことができます！
（Q9）Google謹製の動画マニュアルはあるのでしょうか？ 従業員100名くらいの会社で、Googleスプレッドシートの様々な機能を活用できている方は1%もいないような気がしてきました。
→動画マニュアルは現状英語では準備がございます。
https://www.youtube.com/c/googleworkspace
しかし、日本語の公式動画は存在ておらず、現在パートナーと日本語化などを進めている状態となります。
（Q10）Gメールの拡張いいですね。チャットからの共同編集とか。これはマイクロソフト系にはないですよね？こういった拡張・バージョンUPって、ユーザーからの要望が元になっている感じですか？それともGoogle社内から出た案？
→ユーザーからの要望に基づいて機能開発しています。
一旦お客様に機能を提供する前にGoogle社員に対してDogfoodという形で機能が提供され、そこで社員からの改善要望やバグの修正依頼などをあげて、開発で修正をしたあとに皆様に提供しています。
（Q11）無制限のストレージ利用できたのが変わっちゃうんですよね。。。。？結構困りそう。。。
→5TB（Pooled）を超えるユーザーは社内の調査によると95％以下といわれています。そのため、ほとんどのお客様は影響を受けない想定です。
（Q12）管理者じゃなくて個人の利用者として意識したほうが良いセキュリティ意識って何かありますか？
→個人の利用者としてはパスワードの管理に注意ください。
推測されやすいパスワードを使用すると、攻撃を受けたときにIDを盗まれる可能性が高くなります。
管理者側で簡単なパスワードを禁止するポリシーや2段階認証を有効化していれば、ユーザーが簡単なパスワードを設定することを防げるため、より安全になります。
（Q13）G Suiteから何もしなくてもそのまま移行されますか？
→公開情報ではなく、Googleもしくは販売パートナーからの通知となりますので、公開情報はございません。こちらで2020 年 10 月 6 日以降、現在のサブスクリプションに対する新しい SKU アップデートの影響について詳しく記載したメール通知が、すべてのお客様宛てに送信されております。販売パートナー経由 / 間接的なお客様は、通常と同じように販売パートナーから通知されます。こちらで内容を確認いただけますと幸いです。
なお、切り替えの猶予期間を過ぎて当社からの連絡に応答していない場合、自動的に移行される流れとなります。
（Q14）BusinessとEnterpriseでもライセンス混在が可能なのでしょうか？また混在可能な場合のmeet参加可能人数は主催者側のライセンスが優先されるのでしょうか？
→BusinessとEnterpriseエディションの混在によるPDL環境の構成は可能です。人数によってできない場合がありますので発注時は代理店などにご確認ください。
なお、meetの参加人数に関しては開催者のライセンスによって決定する動作となります。
（Q15）これから動画の時代で、社内編集をする機会も増えてくると思いますがGoogleフォトの改定などを考えるとGoogleドライブよりもローカル保存の方が好ましいでしょうか？
→ローカル保存はセキュリティの観点からおすすめしておりません。
ローカルに保存されたファイルはGoogle Workspaceの管理者が追跡ができないため、情報漏えいに繋がりやすくなるためです。
もしローカルデータを保護する要件がある場合は3rd Party ツールでエンドポイント側でのファイル単位の暗号化や外部共有の監視などを実施する必要があります。
（Q16）えすけーゆー？SKU46？
→SKUはStock Keeping Unitの略で、ライセンスの単位とお考えください。
Google Workspaceは現時点で6つのSKUを持っており、それぞれ異なる価格、機能を提供しております。
towa（とは）さんへの質問
（Q1）不満がある機能はありますか？
→容量や機能の制限が急に来ることは「怖い」と思うことあります。不満もありますが、Googleの考え方やコンセプトをわかってあげるといいのかな、とは思います。全部をWorkspaceに頼らず、Slackなど他ツールとも連携しておくことで、Workspaceの良いところだけを使っていければと思います！
（Q2）普段からVtuberで打ち合わせやってますか？
→「とは」で参加するときは！そう言えば、うちの部署にバ美肉でミーティングする人が1人います。
（Q3）直接メール、これ外部の人にも共有設定にして送れますか？
→新たな権限付きメールは現状できなさそう。共有設定でもメッセージ付きができるので無いのかもと推測。
（Q4）towaさん個人が一番実感したGsuite→ワークスペースになって変わったところってズバリなんでしょうか？
→名前！とアイコン（同じに見えて見分けづらくなった）の他に挙げるとしたら、GSuiteのエンタープライズプランでしかできなかったMeetの録画がWorkspaceだとBusiness Standardでできるようになったこと。
（Q5）機能を使いこなせない社内風土…どこから改善すればいい？
→クラウドを理解するところから。クラウドネイティブ世代にアンバサダーを任せる。共同編集などはお祭り的に体験してもらう。
（Q6）ユーザー目線で見て、どうしてもGoogle chatがSlackやTeamsと比べて機能不足が否めないのですが、この二つにない機能や魅力があれば教えていただけますでしょうか。
→機能比較すると絶対不満。でも連携しまくったslackは利用時間が長くなって1日slackで過ごしたような日もあるくらいなので、作業すべきアプリとコラボレーションを考えたら機能が絞られていた方が良いかも。他にないというのはOne Googleで完結するということに尽きる。
Q＆Aは以上となります！
最後に、今回ご登壇頂いた白川さん、towa（とは）さん、参加者の皆さま、ありがとうございました！以上で今回のイベントレポートは以上となります♪次回以降のイベントもお楽しみに。
